メールの誤送信はこうして防げ 4つの手順でミスは防げる
GDPRも施工され、個人情報からの観点でも
取引先との関係でも、メールの誤送信は致命的です
先日社内でも、メールの誤送信について問題になっていたので
その際の私が考えた、改善策を記事にしてみます。
宛先間違いはこうして防ぐ
良くある間違いの一つ、メールの送る相手を間違えてしまうですが
これはちょっとした工夫で、確立を大分防ぐことができます。
Gmail送信前チェッカー
私の会社では、メールソフトはgmailですべて統一しているため
こちらのソフトを利用します
このソフトは、
Gmail でメールを送る際、TO/CC/BCC に間違ったお客様のアドレスを追加してしまわないように、ポップアップで TO/CC/BCC の内容をわかりやすく確認できるようになります。
つまり、上記の確認をクリックして承認してから送信するため
メール本文を書いて、すぐに送信するよりも確認という作業が入るため
宛先を間違える確立がかなり下がります。
それでも間違えてしまった時の保険
Gmailには送信取り消し機能があります
設定＞全般＞送信取り消し（最大30秒）が設定できるので
利用しましょう。
これは、送信後にあらためて内容を確認し万が一間違いを発見した場合
30秒以内であれば、メッセージの送信を取り消してくれるという機能です。
事前確認：Gmail送信前チェッカー
送信後の確認：送信取り消し
を行うことで確実に、宛先の間違いを軽減できるようになるでしょう。
これでも間違うようであれば、重症です。
添付ファイルをつける場合
添付ファイルをつけるメールでは
機密情報に当たる場合も多いため、特に注意が必要です
私の場合は、添付ファイルを暗号化（パスワード化）してから送信しています
パスワードの共有は、新たに新規メールで送信するため
この際にまた、Wチェックをすることで万が一添付ファイルが間違ったものであれば
相手に開封されることが防げます。
※ちなみに、セキュリティの面から考えてパスワードを共有する場合は
必ず、新規メールで送信してください。
誤字脱字
これは、私自身にいえますが
基本的に、重要な文章を書く際は
Microsoft WordかGoogle ドキュメントで作成し
校閲機能＞スペルチェックと文章の校正で確認後
日本語校正サポートでも確認するようにしています。
この4つを行うことで、メールの誤送信、誤字脱字は大分なくなります。
さらに、一度音読すると完全に防げるようになるため
メールでの宛先間違いや、重要な連絡事項での誤字脱字に悩んでいる方は
上記の方法をぜひ活用してみてください。
