議事録を書けない人はこれ読んで欲しい
※3月31日記事の修正を致しました。
議事録の書き方について、閲覧数が多いので
読者の方が、この記事を読んで
議事録を簡単に書けるように、修正いたしました。
議事録をまかされたけど、書き方が分からない方に
どのように、書いたら良いかをご説明します。
議事録とは
議事録（ぎじろく）、会議録（かいぎろく）とは、会議の内容の文字による記録である。
引用：wikipedia
簡単に言うと、会議や打ち合わせで
- 話し合ったこと
- 決まったこと
- 持ち越したこと
などをまとめたものです。
議事録をつける目的
その場で話し合ったことを記録することで
決定事項を参加者や関係者に共有する
共有することで、忘れてしまったり
認識の相違などをｍ無くすることが主な目的になります。
逆に議事録がないと
あれ？ あの話なんだったけ？
というあいまいな状態になってしまい
会議や打ち合わせの時間が無駄になってしまいます。
また、お客様が相手の場合は
その場で認識をあわせることで
話の食い違いを防止することもできます。
議事録の取り方
それでは、実際に
私が行っている議事録の書き方を紹介します。
事前にアジェンダを作成しておく。
先ず、白紙の状態で議事録をつけるのではなく
事前に、アジェンダ（会議で話し合う議題）を書き出しておきましょう。
書き方は
- 議題タイトル
- 開催日時
- 出席者
- 配布資料（あれば）
- （議題）テーマ
に分けて書いていきます。
下記は実際に、私が作成したアジェンダ
話している内容をメモしていく
実際に会議が始まったら、
（議題）テーマに沿って話は進行するので
進行した内容を記載します、ただしここでは
会話の内容を全て記載するのではなく（そもそもこれは無理です）
大切な部分を箇条書きし、後で聖書するようにします。
最終確認で参加者の同意を得る。
議題ごとに、メモ書きをしておきますが
重要な点や、決定事項の記載は確実に記載しておきましょう。
会議が終わったら、自分の記載した記録を
相手にも確認して同意を得ましょう、
この時点では口頭でメモを読みながらでかまいません。
確認の方法としては、
今回の議題は
このように進めるということで、お間違いないでしょうか。
と最終確認をするようにします。
参加者の同意を得たら、確定させ
直ぐ持ち帰り聖書して、議事録を完成させます。
議事録はその場で作成し、帰ったら共有するだけにする
私の場合は
確認内容などをテーマにし
話しながら、内容の大切な部分をメモし
最終的に相手に、今日の打ち合わせ内容はこれで良いでしょうか
という事を、メモを見ながら口頭で説明し
参加者の同意を得ておき
自分の机に戻って、清書し直ぐに関係者に議事録として提出します。
なので、打ち合わせ中に90％議事録を終えてます。
時間の経過と共に記憶は、他のタスクなどで
奪われていくため、その場で直ぐに終わらせることが重要です。
また、参加者の同意を得ることで
議事録の内容が、より正確なもになります。
まとめ
- 事前に議題に沿った、アジェンダを作成する
- 会議中はメモをとる、ただしすべて書こうとしないこと
- 重要な点や決定事項を、おさえて記載する
- その場で、議事録を共有して問題が無いかを確認しておく
- 確定した議事録を、清書して共有する。
議事録や、報告書の書籍もあるので
書籍で勉強しておくのもおすすめです。
